Tradicionalmente las pequeñas empresas llevan más de 20 años liquidando la nómina de sus colaboradores en archivos de Excel. Ahora, con la entrada en vigencia e implementación de la Nómina Electrónica en el país, expedida por la Dian en la resolución 013 de 2021, son más las dudas que las certezas las que invaden a los emprendedores por estas fechas, quienes de seguro no quieren evadir esta responsabilidad pero el desconocimiento, aquí, juega un papel fundamental.
(Pymes colombianas tendrán acceso a nómina electrónica gratuita).
En ese orden de ideas, lo que busca la Dian es sencillo: darle fuerza y acelerar la digitalización de las empresas en Colombia, además de, por supuesto, tener un control más preciso de la información de salarios y pagos a trabajadores a la hora de la recaudación de impuestos.
Como empresario lo primero que debe saber son las fechas estipuladas, es obligatorio para todas las empresas y empleadores llevar a cabo este proceso de manera mensual; Ojo con este dato: para quienes dentro de su nómina tengan entre 11 a 100 colaboradores deberán hacer la implementación y reportarla ante la Dian antes del próximo 10 de diciembre y hasta el 10 de enero de 2022 tendrán su turno los empleadores responsables entre 1 y 10 trabajadores.
Teniendo en cuenta lo anterior y frente a la incertidumbre que ha suscitado este tema en las pequeñas y medianas empresas, Andrés Ángel, CEO y Cofundador de Nominapp, ha señalado que es increíble que el 95% de un promedio de 2.5 millones de pymes siguen liquidando su nómina en un archivo de Excel, esto debido a tres dolores de cabeza que surgen gracias a la resolución de la Dian y que les es difícil resolver.
1). Desconocimiento total: “No tengo ni idea qué es la Nómina Electrónica y no sé qué hacer”: por ejemplo, la mayoría de los empresarios no tiene claro la diferencia entre liquidación de nómina y la Nómina Electrónica. Aunque estén conectados, son dos momentos diferentes, y en el caso de la segunda, no es hacer tu nómina de manera digital, es reportar a la Dian bajo los estándares y políticas creadas por ellos, a través de los operadores especializados y habilitados en este proceso, para la aprobación del ente regulador.
2). ¡De verdad me toca pagar otro proveedor!: Es usual escuchar por estos días a los empresarios decir: “Si a la Dian ya le estoy reportando con mi declaración de renta, porqué me toca ahora hacer este proceso”, “Enserio me toca pagar otro proveedor y me toca tener un costo extra a causa de la Dian” y por último, es común escuchar “entonces cada vez que ellos saquen una nueva resolución me toca pagar más dinero”.
(El abecé de la nómina electrónica que empezará a regir en el país).
3). ¡No sé por cual proveedor irme!: Aquí lo usual es llamar al contador, el cual seguramente llamará a un amigo a pedir recomendación porque tampoco la tiene clara, en ese caso siga estas recomendaciones que brinda Nominapp:
Experiencia: Valide la experiencia y, sobre todo, especialización en términos de años manejando proceso de liquidación y pago de nómina. En el mercado hay un sin número de compañías que ofrecen este servicio, que a lo mejor lo vieron recientemente como una oportunidad de negocio. Aquí la experiencia debe ser una prioridad.
Proveedor autorizado: Lo primero es validar que su proveedor cuente con tecnología certificada por la Dian para la emisión de la nómina electrónica, de igual manera, corrobore que el software esté avalado por la UGPP. Si cuenta con ambos avales, garantizará evitar futuros dolores de cabeza en cuanto a demandas y sanciones.
Integración y acceso: Si requiere integrarse con su actual software contable, valide qué características tiene. De igual manera, consulte por la capacidad de acceder desde cualquier lugar o dispositivo antes de tomar una decisión, que esté en la nube es lo ideal.
(Dian modificó calendario para implementación de nómina electrónica).
Los tiempos: Así no esté obligado a procesar nómina electrónica en el primero o segundo grupo, no se deje coger la tarde, implica adaptarse a todo un nuevo proceso administrativo con fechas límite y periódicas para transmitir la nómina a la DIAN; cada día que pase hace más corto el intervalo para alcanzar a corregir errores y lograr un proceso de nómina más rápido, eficiente y, lo más importante, sin equivocaciones.
“Estas son las razones por las que nos hemos puesto la camisa por estas empresas, y dijimos que, para ser el líder de la categoría de la nómina electrónica, teníamos que desafiar el Statu quo, pensamos en hacer algo totalmente disruptivo y decidimos dejar nuestro servicio 100% gratis de por vida para todas las pymes, con el cual puedan cumplir con todos los requisitos de la resolución de la Dian”, afirmó Andrés Ángel, CEO de Nominapp.
En conclusión, es fundamental, validar el proveedor y su propuesta de valor sobre las necesidades de acuerdo con el tipo de empresa, por ejemplo, en sectores como el de la construcción, agricultura y salud, tienen unas cargas de novedades, rotaciones y especificaciones complejas.
Finalmente, sobre la oferta de Nominapp, Ángel concluyó: “Al igual que Spotify o Youtube, tenemos una versión premium y una 100% gratuita y completa, que como proveedores autorizados cuenta con todos los lineamientos y estándares que exige la DIAN. Hemos apostado a que con este modelo podamos ser la compañía que más nóminas procese en Colombia, camino en el que ya hemos logrado liquidar hasta el momento, más de 1 billón de pesos de más de 25 mil personas, y con el objetivo que a diciembre de este año, luego de la temporada de nómina electrónica, cerremos en más de un millón”.
